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O que é CMS e porque você precisa de um?

Se o site de sua empresa pede atualização freqüente e ainda não usa um sistema de gerenciamento de conteúdo, veja aqui alguns argumentos muito simples para convencer de uma vez a diretoria.

Francisco Millarch

A situação típica é a seguinte: você tem um website que cresceu ao longo do tempo e, embora ele cumpra seu papel, está ou esquecido no tempo, ou se tornando um “elefante branco”.

Se a sua empresa é realmente ativa, tem constantemente novos clientes, produtos a serem divulgados, mensagens para seus parceiros e press-releases para a mídia, é natural que você queira publicá-los em seu site. Se não o faz, perde oportunidades de negócios e de fortalecer sua imagem institucional.

Não é exceção encontrar sites como os descritos acima atualizados pelo “webmaster” da empresa – o mesmo que cuida da rede interna, atualiza softwares e hardware e tenta limpar os vírus –, através de ferramentas como o Frontpage ou Dreamweaver.

Estas ferramentas foram concebidas para a criação de novos sites e visam estruturar o design, HTML (linguagem de apresentação das páginas) e outros componentes. Mas não são ideais para gerenciar novos conteúdos diários. Entre as limitações mais óbvias deste modelo, podemos salientar:

• A administração do site geralmente fica atrelada a um computador específico, onde o software está instalado e configurado (senhas de FTP, licença de uso do programa, etc).

• São comuns modificações acidentais nas páginas e em seus códigos, pois o conteúdo, neste caso, está misturado com a lógica de programação. Isto pode resultar em links quebrados, problemas de formatação, alterações no design e até mesmo a indisponibilidade do site como um todo.

• Ao longo do tempo, as páginas criadas no seu site ficam “perdidas”. É difícil implementar um mecanismo de pesquisa granular e organizar as informações em seções e categorias para que possam ser facilmente encontradas. A arquitetura da informação é comprometida, bem como a experiência e satisfação do usuário final.

Fazendo uma analogia à construção civil, é como se fizéssemos um “puxadinho” sempre que quiséssemos ampliar a casa.

Em uma situação ainda mais problemática, é firmado um contrato com uma agência de design, possivelmente aquela que criou o site original, que faz a “manutenção” e outras alterações que você solicita. Grande parte das empresas que contratam este tipo de serviço têm queixas constantes quanto à qualidade final, primeiramente pelo custo, seguido da falta de autonomia e muitas vezes do tempo de resposta para a publicação dos novos conteúdos. Afinal, as agências têm uma série de outros clientes e novos projetos com orçamentos maiores, além de não entenderem as suas prioridades e seu negócio tão bem quanto você.

Felizmente existe uma solução para isto: um sistema de gerenciamento de conteúdo, ou em inglês, CMS – Content Management System, cujo objetivo é exatamente o de estruturar e facilitar a criação, administração, distribuição, publicação e disponibilidade da informação.

Parece complexo, mas, sob o ponto de vista do usuário final, não é. Um CMS oferece ferramentas simples, todas acessadas através de qualquer navegador (Internet Explorer, Netscape, Firefox), que permite realizar todo o processo de gerência, desde a criação até o arquivamento do conteúdo.

É comum estar incorporado aos gerenciadores de conteúdo a possibilidade de cuidar desde a aparência do site até mesmo os menus de navegação.

Sob a ótica dos negócios

Existe uma gama de vantagens que um sistema de gerenciamento de conteúdo oferece, entre elas:

• Estruturação do processo de autoria, no qual toda a sua equipe poderá contribuir, cada um na sua área de atuação e conhecimento
• Diminuição do tempo necessário para a criação de novas páginas e atualizações das já publicadas
• Harmonia estética com o resto do site e demais conteúdos
• Melhor estruturação da navegação, mantendo a coerência com projeto inicial de arquitetura da informação
• Maior flexibilidade, para acrescentar ou editar conteúdos de forma descentralizada e em qualquer lugar, dia ou noite, dentro ou não do escritório
• Maior segurança
• Gerenciamento de versão dos conteúdos (sistema de edições).
• Escalabilidade
• Diminuição dos custos de manutenção

Sistemas avançados de CMS possuem muitos recursos adicionais, como envio de Newsletters. venda de assinaturas etc.

Em termos simples, um CMS permite que a empresa tenha total autonomia sobre o conteúdo e evolução da sua presença na internet e dispense a assistência de terceiros ou empresas especializadas para manutenções de rotina. Nem mesmo é preciso um funcionário dedicado (o famoso webmaster), pois cada membro da equipe poderá gerenciar o seu próprio conteúdo, diluindo os custos com recursos humanos.

A habilidade necessária para trabalhar com um sistema de gerenciamento de conteúdo não vai muito além dos conhecimentos necessários para editar um texto no Word e navegar na web preenchendo formulários.

A boa notícia é que desde que foram criados, no final dos anos 90, os sistemas de gerenciamento de conteúdo vêm progressivamente diminuindo de preço e ampliando seus recursos. No passado haviam projetos em que apenas o licenciamento das soluções comerciais de CMS chegavam a custar dezenas de milhares de dólares. Hoje existem alternativas comerciais, de excelente qualidade, e uma diversidade de soluções que permitem encontrar a solução certa para cada projeto.

Atualmente, o desenvolvimento de sites de tamanho reduzido pode ser feito com orçamentos modestos. Obviamente, sites mais complexos têm um custo proporcionalmente mais elevado, como quase tudo na vida.

Esta breve explanação é apenas uma visão geral e introdutória às vantagens de se utilizar um sistema de gerenciamento de conteúdo. As soluções disponíveis diferem muito entre si, e o melhor a fazer é procurar empresas independentes, que já trabalharam ou avaliaram diversas soluções para encontrar o melhor sistema ao seu projeto.

[Webinsider]